У вересні «Концерн Галнафтогаз» оприлюднив нефінансовий звіт за результатами діяльності в 2012 році. Компанія регулярно, починаючи з 2008 року, публікує нефінансові звіти, а звіт за 2012 рік вперше складений за методикою і вимогам Глобальної ініціативи звітності GRI. Також вперше в цьому році компанія вирішила представити свій звіт широкому колу експертів, громадських діячів, бізнесменів. Громадські обговорення пройшли в Києві та у Львові. Про те, як готувався звіт, чому компанія перейшла на GRI і з якою метою проводилися дискусії, ми поговорили з Ольгою Вельгус, директором з комунікацій «Концерну Галнафтогаз».

Ольга, добрий день. Вітаємо «Галнафтогаз» з випуском вже п'ятого звіту. Ваша компанія одна з небагатьох на ринку України, яка регулярно публікує нефінансовий звіт. Навіщо ви це робите?

Це нормальна практика правильних компаній, які поважають себе. Компаній стратегічно орієнтованих, далекоглядних, які хочуть жити і працювати в суспільстві протягом тривалого часу, а не заточених виключно на отриманні швидких грошей. Тому, компанія повинна звітувати перед людьми, чим вона займається, які у неї досягнення, що вона зробила для людей, для соціуму? в якому працює, для навколишнього середовища.

Другий момент, звіт — це дуже хороший інструмент, за допомогою якого можна резюмувати і систематизувати більшість проектів компанії. Коли все це зібрано в одному документі, є можливість і топ-менеджменту, і людям, які безпосередньо беруть участь в реалізації цих проектів, побачити весь обсяг, зробити певні висновки і виробити плани на майбутнє.

Ви відчували якийсь запит на нефінансову інформацію з боку стейкхолдерів або це, скажімо так, робота на перспективу?

Такий запит є. Спочатку він дійсно проявлявся більше з боку інвесторів. Наша компанія публічна, і, як ви знаєте, з кожним роком інвестори все частіше дивляться не тільки на фінансову складову компанії, але і на те, як ця компанія веде себе в суспільстві.

Але сьогодні ми бачимо, що ця тема набирає обертів. КСВ в Україні починає активно розвиватися, з'являються запити від різних цільових аудиторій. Наприклад, ми отримуємо дуже активний зворотний зв'язок від держави, яка запрошує взяти участь в нових проектах, від клієнтів, громадських організацій і т.д. Тобто, інтерес до теми соціальної відповідальності є і він зростає з кожним днем.

Ви згадали про державу, клієнтів. Хто ваш головний стейкхолдер, для кого ви пишете звіт?

Ми абсолютно рівнозначно ставимося до всіх наших зацікавленим сторонам. Те, що ми публічна компанія, не означає, що в пріоритеті інвестор, і ми орієнтуємося виключно на його запити.

На початку нашого звіту представлена карта стейкхолдерів і ми намагаємося утримати цей баланс і рівновагу, щоб кожна аудиторія знайшла для себе корисну і цінну інформацію.

Завдання задовольнити різні цільові аудиторії одним звітом не з простих. Як ви знаходите баланс у виборі формату, стилістики, щоб звіт добре читався і був корисний як інвестору, так, наприклад, і представникам громадськості?

Абсолютно згодна, це непросте завдання. Різні цільові аудиторії, кожен шукає свою інформацію, і дуже складно дотримати баланс. Але, проаналізувавши ще раз наш звіт, звіти інших компаній, ми прийшли до висновку, що необхідно, по-перше, скорочувати обсяг, а по-друге, йти від текстів і більше подавати інформацію у вигляді цифр, таблиць, інфографіки. Мені здається, так складна інформація буде простішою для сприйняття.

Якщо говорити про обсяг, то багато компаній крім основної, випускають коротку версію звіту на 15-20 сторінок ...

Я вважаю недоцільним сьогодні друкувати два варіанти і думаю, нехай краще буде одна версія звіту — повна, але ідеально відпрацьована з точки зору інформаційної ефективності.

Разом з тим, на додаток до звіту ми підготували інфографічні плакати, ppt-презентації, провели ряд супутніх заходів, серед яких вікторина з питань КСВ на корпоративному порталі, бізнес-сніданки з представниками експертних і ділових кіл. Все це допомогло нам більш повно донести зібрану в звіті інформацію різним цільовим аудиторія.

У цьому році ви змінили формат звіту, і компанія перейшла до більш складної системи звітності? Це новий етап розвитку чи з чим це пов'язано?

По-перше, сьогодні це один з головних трендів. Ми завжди тримаємо руку на пульсі того, що відбувається навколо нас, і, я б навіть сказала, ми заглядаємо вперед. Це стосується не тільки КСВ, це стиль управління, стиль ведення бізнесу в «Концерні Галнафтогаз». Ми намагаємося вгадати, що буде в тренді, або подивитися за кордоном, на те, чого у нас ще немає. І рік тому, почавши готувати цей звіт, ми вже розуміли, що йти потрібно саме в цьому напрямку.

По-друге, як ви зазначили, це новий етап розвитку. Для підготовки наших звітів ми ніколи не залучали консультантів, самі вчилися і все робили своїми силами. Так, ми набили багато гуль і розуміємо, що ще дуже багато належить змінити, покращити, доопрацювати.

Але, ми дуже пишаємося тим, що самі прокладаємо цей шлях і, як виявилося, ще й задаємо ринку тренди.

Ви вперше готували звіт за стандартом GRI, з якими труднощами ви зіткнулися? Чи виникали проблеми з розкриттям тих чи інших індикаторів?

Система GRI дозволила нам більше заглибитися у багато процесів, по новому зрозуміти їх і розповісти читачеві.

Якщо говорити про труднощі, то в цілому, це процес тривалий і дуже трудомісткий. Але наша компанія вже 5 років готує звіти, тому з розкриттям нам було легше. Всі залучені департаменти чітко знають, яка інформація і в якому форматі нам потрібна. Більше того, щорічно збираючи необхідні показники для звіту, ми можемо показати не тільки те, що вдалося зробити за попередній рік, а й передати динаміку розвитку соціальних напрямків, проаналізувати вплив компанії на них в більш серйозному масштабі.

Як у вашій компанії організований сам процес підготовки звіту, з яких етапів він складається? Ви створювали робочу групу?

У компанії є 2 людини, які відповідають за подання КСВ. Вони продумують структуру, враховуючи той формат, за яким будемо звітувати (наприклад, в цьому році, це стандарт GRI). Далі ця основа розсилається членам спеціальної робочої групи, яка складається з керівників ключових департаментів.

Потім — зустрічі, телефонні розмови, листування — робочий процес. В обов'язковому порядку робоча група зустрічається двічі, коли планується новий звіт, і коли він завершений і презентується.

Бувають випадки, коли після 6-8 місяців інтенсивної роботи готовий звіт віддавався на фінальне погодження керівництву, яке його «зарубало»: не та інформація, не той стиль подачі, не таке оформлення і т.д. Чи стикалися ви з подібною проблемою?

У нас ця проблема вирішена таким чином:

а) у нас топ-менеджмент спочатку дуже глибоко занурений в тему КСВ;

б) створені точки контролю.

На першому етапі, ми узгоджуємо з топ-менеджментом контент в цілому, наприклад, які теми хочемо підняти. Потім висилаємо більш розшифрований варіант. Ну, і на завершення, йде фінальне вичитування.

Тобто комунікація з топ-менеджерами йде протягом всього періоду роботи. Описана вами ситуація, думаю, може виникати, коли немає проміжних точок контролю: домовилися робити звіт і розбіглися. А в фіналі виявляється, що у всіх було різне бачення.

Ви зазначили, що ваш топ-менеджмент сильно занурений в тему КСВ, а рядові співробітники також залучені? Чи читають вони ваші звіти? Як у вас вибудувана система комунікації?

В цьому році, ми трошки по-іншому подивилися на комунікацію звіту. На його підготовку йде дуже багато сил і ресурсів, а віддача, в плані того, скільки людей його прочитало, дуже маленька. Адже ми випускаємо звіт з певними цілями, для певних людей, і не зовсім правильно, якщо він помирає на папері або на сайті. Змінити цю ситуацію — наша головна задача.

Тому, в цьому році ми значно посилили по звіту комунікацію як всередині компанії, так і поза.

Якщо говорити про те, що ми зробили всередині, то, по-перше, спробували залучити людей інтерактивно.

Ми організували в компанії День КСВ: розвісили плакати, які анонсували, вранці повісили співробітникам на ручки їхніх кабінетів екологічні сумки зі звітом. Таким чином, людям не треба було витрачати час і зусилля, щоб шукати звіт на сайті, завантажувати його. Плюс ми дали їм позитивну емоцію.

Також ми зробили плакат у форматі А3, на якому у вигляді інфографіки показали основні досягнення компанії. Все дуже наочно, красиво, барвисто. Людині не обов'язково читати всі 80 сторінок, щоб зрозуміти в яких КСВ напрямках працює компанія, і яких результатів вона досягла.

Ще, на порталі компанії ми успішно провели вікторину. Питання, які ставилися, були спрямовані на хороше, я б навіть сказала, глибинне знання звіту. Люди дуже активно брали участь в обговореннях, а переможці отримали невеликі подарунки. Чесно кажучи, не очікували, що буде такий відгук.

Ще один цікавий момент. По суті, специфіка нашого бізнесу така, що весь склад (персонал) розділений на дві частини: офіс і так звані «поля» — співробітники АЗК.

Часто про те, що відбувається в компанії, більше обізнані офісні співробітники, а інформація до колег на АЗК доходить із запізненням, або взагалі не доходить. Тому, в цьому році ми екологічні сумки зі звітом передали і на заправні комплекси, зробили презентацію і для людей в «полях».

Вперше за 5 років, компанія зробила громадське обговорення звіту. Не страшно було?

У нас були побоювання, що це може бути сприйнято як само-PR. Але ж ми не збирали прес-конференцію з розповіддю, які ми хороші. Ми запросили стейкхолдерів, по 1-2 людини з кожної групи, з головною метою — отримати зворотній зв'язок від тих людей, думка яких для нас важлива. Тому ми були готові до критики, до незручних питань. Ми прекрасно розуміємо, що нам дуже багато речей ще потрібно доопрацювати.

Ви досягли поставленої мети?

Так, відсотків на 80-90 ми залишилися задоволені. За результатами обговорень ми зібрали 3 сторінки рекомендацій і визначили моменти, які хочемо доопрацювати в наступному році.

Я вважаю, що це колосальна річ, яку неможливо отримати ні шляхом телефонного обдзвону, ні прес-релізами, ні розсилками, нічим. Це дуже ефективний інструмент.

Ви провели обговорення в 2 містах: Києві та Львові. Чи була різниця?

Ми розуміли, що аудиторії будуть різні за рівнем підготовленості.

Все-таки регіональний ринок менш розвинений в плані розуміння специфіки КСВ в порівнянні з Києвом. І якщо говорити про Львів, то ми, напевно, єдина компанія, яка випускає повноцінний нефінансовий звіт (хоча, ще компанія «! Фест» активно розвивається в цьому напрямку). Відповідно, ми розуміли, що у Львові ми будемо нести більш просвітницьку, освітню функцію.

У Києві зосереджені ключові експерти в напрямку сталого розвитку, і відповідно, дискусія носила більш професійний характер.

Але, підбиваючи підсумок, можу сказати, що обидві дискусії були дуже змістовними і корисними для нас.

Ваш топ-менеджер був присутній на обох зустрічах. Як вам вдалося його залучити?

Ми говорили про це раніше — наш топ-менеджмент спочатку залучений до цього процесу. Тому вмовляти не треба було, потрібно було лише узгодити дати проведення. Всі розуміють важливість даного напрямку, так як наш бізнес спочатку націлений на довгострокову перспективу.

Ви радите іншим компаніям проводити подібні заходи?

Не розуміючи внутрішньої кухні чужої компанії, давати поради не зовсім правильно. Ми виходили з тих завдань і того етапу розвитку, на якому перебуваємо сьогодні. Для нас це дуже вчасно, ефективно і ми будемо продовжувати в цьому ключі. Наступного року ще щось новеньке придумаємо :).

Але, в будь-якому випадку, моя ключова думка така: кожна компанія живе і функціонує в соціумі, і вона не може розвиватися ізольовано від того, що відбувається навколо, тим більше, якщо ми говоримо про сталий розвиток. Компанія повинна враховувати інтереси своїх стейкхолдерів. Важливо чути зворотний зв'язок, адже всі комунікації двосторонні. А ось якими методами компанія буде цей зворотний зв'язок отримувати — це її рішення.

На ваш погляд, за ці 5 років змінилося сприйняття звіту як всередині компанії, так і з боку стейкхолдерів?

Я думаю так. Люди стали більш вимогливі. Чим більша компанія, чим більш публічною і прозорою вона стає, тим більше від неї вимагають, і тим менше дають права на помилку.

Під час публічних обговорень, ми бачили, що люди не просто сидять і слухають, вони всі залучені. А ми запрошували представників абсолютно різних груп. Це дуже позитивний сигнал від ринку, який говорить про те, що процес йде і цей напрямок розвивається.

Те ж і всередині компанії: все більше людей поділяють наші цінності і переносять їх в особисте життя (в сім'ю, коло друзів і т.д.).

Які плани на майбутній рік щодо звіту і з КСВ в цілому?

Ми почали розробку стратегії КСВ, яка повинна систематизувати всю нашу роботу в цьому напрямку і показати, як КСВ пов'язана з основною діяльністю та бізнес-стратегією компанії. Хочемо мати чітке бачення, що ми вкладаємо, що отримуємо — які позитивні зміни ми можемо принести і для бізнесу, і для суспільства.